Модуль Документы предназначен для управления электронным документооборотом путем создания, поиска, управления жизненным циклом, доступом и распространением, а также анализа и мониторинга документов. Модуль Документы предусматривает:
- создание специального объекта – документ, содержащего учетную карточку с необходимыми атрибутами, а также другие связанные объекты;
- управление жизненным циклом документа (от его создания, регистрации, согласования и утверждения до исполнения и передачи в архив);
- постановку связанных с документом задач и контроль их исполнения,
- формирование структуры хранилища документов (мест хранения);
- формирование структуры каталога документов;
- формирование архива документов;
- создание версий документа;
- управление доступом к документам, логирование действий пользователей;
- формирование маршрута и регламента исполнения документа;
- мониторинг состояния документов на любом этапе их жизненного цикла;
- возможность одновременной работы с документом нескольких пользователей;
- использование настраиваемого пользователем шаблона бизнес-процесса;
- создание спецификации документа и подключение шаблона для печати;
- рассылку файлов документов по e-mail;
- импорт файлов произвольных форматов, помещение их в хранилище на сервере с указанием ссылки;
- быстрый контекстный поиск по содержимому ключевых полей карточки документа;
- расширенный поиск с использованием произвольных атрибутов документа;
- формирование отчетности